Mon déménagement d’entreprise de A à Z

Un déménagement nécessite toujours une certaine organisation qui se doit d’être la plus rigoureuse et réfléchie possible ; notamment lorsque cela implique le transfert du siège social d’une entreprise. Peu importe les raisons pour lesquels les entrepreneur∙e∙s décident de changer de locaux, l’essentiel est de profiter de cette occasion pour faire le bilan et prendre un nouveau départ. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer votre déménagement d’entreprise sereinement.

Le choix de la domiciliation de société

Qui dit déménagement, dit forcément emménagement. Avant même de quitter vos locaux professionnels, vous devez déjà réfléchir à leur futur lieu de domiciliation. Si vous recevez beaucoup de clients, misez sur l’accessibilité. En revanche, si vous désirez profiter d’un certain dynamisme économique, préférez des quartiers d’affaires réputés. Sachez également qu’il est tout à fait possible d’établir le siège social d’une entreprise dans un quartier, voire dans une ville différente de l’adresse à laquelle se trouvent vos bureaux professionnels. Aussi, vous pouvez aisément faire appel à des centres d’affaires pour domicilier votre société en bénéficiant d’une adresse prestigieuse et ainsi éviter les démarchages publicitaires au bureau.

La résiliation du bail commercial

Les contrats de location des entreprises ne sont pas les mêmes que ceux établis pour des logements traditionnels. Le bail 3-6-9 commercial classique contient quelques spécificités parmi lesquelles une durée de location de neuf ans minimum. L’entreprise peut bien évidemment résilier ce contrat, mais le bailleur doit en être informé six mois avant la date de départ. Aussi, la cession du bail doit impérativement se faire par acte d’huissier. La première démarche à établir avant de débuter votre déménagement sera donc de déposer votre préavis. Vous disposerez ensuite de six mois pour tout organiser.

Les démarches administratives

Parmi les impératifs les plus redoutés, la partie administrative demande une attention particulière en rapport aux différents délais qu’elle implique. Pour résilier les contrats d’électricité et de gaz par exemple, il faudra anticiper au minimum deux semaines avant votre départ. Il faudra également penser à la résiliation des lignes téléphoniques et à l’abonnement internet. Sachez que les opérateurs vous offrent en général la possibilité de conserver votre numéro de téléphone.

Si l’entreprise possède des véhicules, veillez également à modifier toutes les cartes grises. Signalez ensuite le changement d’adresse aux organismes officiels tels que le centre des impôts ou les caisses de régime social, sans oublier la Poste. À cela s’ajoute l’indispensable déclaration de transfert du siège social à faire auprès du centre des formalités des entreprises (CFE).

La communication

Dernier élément important à anticiper avant le grand jour du déménagement : la communication. En interne déjà, il vous faudra veiller à ce que chaque employé∙e ait pris note du changement d’adresse et soit capable de se rendre sur son futur lieu de travail sans encombrement. Puis prévenez tous vos partenaires : les clients en passant par les fournisseurs, les prestataires, etc.

Une fois toutes ces questions abordées, vous voilà fin prêt∙e à entamer la partie logistique. Nous vous conseillons pour cela d’établir un planning cohérent et réaliste afin que chaque étape du déménagement soit encadrée. N’hésitez pas à vous faire aider d’une entreprise spécialisée pour mener à bien cette dernière ligne droite.

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