Externaliser sa gestion administrative pour gagner en productivité

La gestion d’une entreprise demande énormément de travail. Il faut être sur tous les fronts pour garder le cap, la faire évoluer et honorer les engagements pris auprès des clients. Pour être efficace, il est primordial de déléguer certaines tâches et notamment la gestion administrative qui est probablement la partie la plus chronophage, mais néanmoins essentielle. En début d’activité, il est rarement possible d’embaucher, car cela représente un coût trop important. Il est toutefois possible d’externaliser certaines tâches en passant par une assistante administrative indépendante comme le propose l’entreprise SB GESTION. Cette alternative est tout à fait abordable, et permet de gagner du temps sans y laisser son porte-monnaie.

Les avantages de l’externalisation ?

Lorsqu’une entreprise choisit d’externaliser, elle bénéficie d’un certain nombre d’avantages par rapport à l’embauche. En voici quelques-uns :

  • Aucune contrainte liée à l’embauche
  • Pas de charges sociales
  • Pas de congés payés
  • Pas de ticket restaurant
  • Pas de médecine du travail
  • Pas de contrat de travail
  • Pas d’engagement
  • Pas d’espace de travail à prévoir ni de matériel
  • Maîtrise du budget
  • Seules les heures réellement travaillées sont payables
  • Possibilité de mettre fin à la collaboration à tout moment
  • Collaboration avec une professionnelle qualifiée et expérimentée

Le but ici n’est pas de mettre fin au salariat, mais bien de répondre à un besoin des entreprises qui ne nécessitent que quelques heures de support par mois et qui n’ont pas forcément la trésorerie pour avoir recours à l’embauche.

Quelles tâches peuvent être externalisées  ?

Il est possible d’externaliser quasiment toutes les tâches administratives d’une entreprise, excepté la comptabilité à proprement parler. Une assistante indépendante peut toutefois intervenir en précomptabilité, c’est-à-dire préparer les documents et informations nécessaires à la saisie comptable, la déclaration de TVA et au contrôle des comptes par l’expert-comptable.

Voici une liste non exhaustive des tâches pouvant être prises en charge par une assistante administrative indépendante :

Pré-comptabilité

  • Classements des factures clients et fournisseurs
  • Saisie des factures dans un logiciel de gestion ou sur fichier Excel
  • Rapprochements bancaires
  • Suivi des règlements
  • Interface avec l’expert-comptable
  • Toutes tâches légalement réalisables par un intervenant extérieur à l’entreprise

Gestion commerciale

•  Réalisation et gestion de bases de données

• Gestion des devis, des commandes et de la facturation client

• Gestion des litiges

• Suivi des règlements clients

• Relances des factures impayées

Gestion administrative

• Gestion du courrier, e-mails…

• Saisie et présentation de tous types de documents

• Retranscription audio et vidéo

• Tri, classement et archivage numérique

• E-mailing

• Prise de rendez-vous, gestion de planning

• Organisation d’événements professionnels

• Organisation de déplacements (hôtels, billets d’avion…)

Quelles sont les tarifs ?

Contrairement aux idées reçues, même lorsque l’on est une toute petite structure ou un particulier, faire appel à une assistante indépendante est tout à fait abordable. Il est possible de convenir de forfaits mensuels en fonction des besoins, ce qui permet au client d’avoir une totale maîtrise de son budget. Généralement, vous pouvez bénéficier de tarifs dégressifs selon le volume horaire que vous choisirez. Chez SB GESTION, les forfaits démarrent à 110 euros par mois en précomptabilité pour un volume de 20 factures mensuelles. Je vous invite à visiter la page TARIFS du site de SB GESTION afin d’en savoir plus.

Comment choisir votre assistante administrative indépendante ? ?

Avec l’ubérisation de l’emploi, de nombreuses assistantes administratives ont choisi d’exercer leur métier en freelance. Il existe donc de nombreuses candidatures sur le marché. Afin de trouver la personne qui répondra à vos attentes, il est important de s’intéresser aux points suivants :

  • Son expérience : en général, elles ont un minimum de 10 ans d’ancienneté en tant que salariées avant de se lancer en freelance
  • Son professionnalisme 
  • Sa discrétion
  • Sa personnalité
  • Sa disponibilité
  • Ses tarifs

Afin de vous faire une idée, n’hésitez pas à prendre un premier contact par mail (vous pourrez évaluer son niveau d’orthographe). Convenez d’un entretien téléphonique et n’hésitez pas à poser toutes les questions nécessaires.

Si vous avez besoin de vous recentrer sur votre métier et gagner en productivité, vous n’êtes pas seul. Des alternatives s’offrent à vous, n’hésitez pas à prendre contact avec SB GESTION pour un accompagnement qui vous facilitera le quotidien.

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